تصميم نظام مالي ومحاسبي (1) :- الهدف العام والمجموعة الدفترية المطلوبة

نعرض في هذه المحاضرات رحلة تثقيفية تدريبة عملية لتحليل نظام مالي 

وفي المحاضرة الأولي نعرض لمقدمه عامه للنظام المالي والهدف منه والدفاتر والسجلات المحاسبية المطلوبة 

أهـداف النظـام المالـي :

النظام المالي يوفر البيانات الفعلية لجميع عناصر النشاط الأمر الذي يساعد الإدارة في اتخاذ القرارات كما يتيح الحصول علي البيانات اللازمة لأغراض التخطيط واتخاذ القرارات .

فلسفـة نظـام المحاسبـة المقتـرح :  

يعتمد هذا النظام علي شمول جميع عناصر أعمال الشركة مع سهولة التطبيق نظراً لوضوحه ومرونته فضلا عن أن هذا النظام قابل للتطبيق باستخدام الحاسبات الآلية .

 طريقة القيد المقترح :

تتم القيود المحاسبية المقترحة وفقا للطريقة الأمريكية التي تعتمد علي وجود دفتر يومية أمريكية والذي يعتبر دفتر يومية وأستاذ في نفس الوقت مما يتيح إستخراج ميزان مراجعة لكل صفحة مع الاستعانة بدفاتر أستاذ مساعده ودفاتر تحليل للمصروفات وبعض السجلات المالية لأغراض الحصر والمتابعة .

والطريقة الأمريكية توفر الوقت وتسمح بسرعة استخراج النتائج واكتشاف الأخطاء بسهولة

خطوات النظام المالي :       

تم الاعتماد علي الأسلوب العلمي لتصميم نظام المحاسبة المالية ممثلا في العناصر الآتية :

× الدراسة الميدانية للأوضاع الواجب اتباعها في الشركة من حيث نوع النشاط والمستندات والدورات المالية والمستندية لأحكام الرقابة الداخلية .

 × الاعتماد علي الهيكل التنظيمي والتنظيم الإداري للنواحي المالية المقترحة .

 × حجم النظام المالي شامل التسجيل بالحسابات الآلية ( الكمبيوتر ) .

المجموعة الدفترية

هي مجموعة من الدفاتر يتم تبويب جميع العمليات المحاسبية اليومية بها وهى تتكون من :-

الدفاتر القانونية :

 ×  دفتر اليومية العامة المسجلة

 ×  دفتر الجرد المسجل

دفتر الـيومـية الأمريكية :

  ×   وهو دفتر يومية أستاذ يتم التسجيل فيه من واقع قيود اليومية وبذلك يعتبر دفتر يومية أستاذ ، ويمكن منه إستخراج الرصيد وبذلك يعتبر دفتر أستاذ .

دفاتر الأسـتـاذ المساعدة :

 ×      دفتـر أستـاذ مسـاعـد الـصنـدوق

 ×      دفتـر أستــاذ مسـاعـد الـبنـوك

 ×     دفتـر أستــاذ مسـاعـد المديـنـين

 ×     دفتـر أستـاذ مسـاعـد  الدائنين

 ×     دفتـر أستـاذ مساعـد  أوراق القبـض

 ×     دفتـر أستـاذ مساعـد  أوراق الـدفـع

دفاتر تحـلـيـل المصروفات :

 ×  دفتر تحليل الإعتمادات المستندية .

 ×  دفتر تحليل المشتريات .

 ×  دفتر تحليل المبيعات .

 ×  دفتر تحليل المصروفات الإدارية والتمويلية .

السجلات المالية :

 × سجل متابعة خطابات الضمان.

 × سجل متابعة أوراق القبض.

 ×  سجل متابعة أوراق الدفع.

 × سجل الأصول الثابتة.

وقد تم اقتراح هذه المجموعة الدفترية طبقا للطريقة الأمريكية للميزات الآتية :

 1.      وجود يومية عامة يقيد بها جميع عمليات الشركة شهريا من خلال اليومية الأمريكية. 

 2.   وجود يومية أمريكية يقيد بها جميع عمليات الشركة يوميا مثل الصندوق ، البنوك ، المخازن ، الإيرادات ، المصروفات ، كما أن هذه اليومية الأمريكية تقوم بعمل دفتر الأستاذ في نفس الوقت.

 3.   وجود دفاتر أستاذ مساعدة لترحيل القيود إليها مما يتيح للإدارة الإطلاع علي حركة ورصيد أي حساب في أي وقت.

  4.   وجود دفاتر تحليل المصروفات الأمر الذي يسمح للإدارة معرفة المصروفات لتقييمه

 5.   وجود السجلات المالية التي تتفق مع احتياجات الإدارة. 

وتعتبر طريقة القيد المقترحة ( الطريقة الأمريكية ) من أفضل الطرق التي يمكن استخدامها حيث تتفق مع طبيعة نشاط الشركة لما تتميز به من سهولة وسرعة الحصول علي البيانات المالية ومعرفة أرصده الحسابات في أي يوم حسب طلب الإدارة.

فيما يلي شرح موجز للمجوعة الدفترية المقترحة :.

الدفاتـر القانونيـة :

دفتر اليومية العامة :

يمثل دفتر اليومية العامة القيد الرئيسي ، ويتم التسجيل فيه من واقع إذن قيد شهري إجمالي بالإضافة إلى قيود الفتح والأقفال ، وبذلك يسجل في هذا الدفتر القيود الآتية :

     · القيد الشهري المجمع لدفتر اليومية الأمريكية

     · قيود فتح وإقفال الدفاتر في بداية ونهاية كل سنة مالية

وهذا الدفتر يوثق بالشهر العقاري وغير مسموح بالكشط أو الشطب أو قطع أي ورقة من أوراقه حيث أنها مسلسلة ومختومة

دفتر الجـرد :

  وفيه يتم تسجيل الجرد الفعلي سنويا ووفقا لقوائم الجرد السنوية التي تعدها الشركة في نهاية كل سنة مالية.

وهذا الدفتر يوثق في الشهر العقاري وغير مسموح بالكشط أو الشطب أو قطع أي ورقة من أوراقه حيث أنها مسلسلة ومختومة.

دفتـر اليوميـة الأمريكيـة :

وفيه يتم تسجيل جميع الحركات اليومية النقدية وغير النقدية بموجب مستندات القيد الآتية :

 · إذن صرف شيكات .

· مستند قيد يومية .

ويستخدم لهذا الغرض دفتر يومية أمريكية مكون من عدة خانات تحليلية كل خانة بها عمودين ، العمود اليمين مدين والعمود اليسار دائن وتخصص خانة لكل حساب ، هذا بالإضافة إلى خانة مبلغ المعاملة وخانة البيان وخانة التاريخ وخانات رقم القيد .

الخانات التحليلية للحسابات بدفتر اليومية الأمريكية :

1  - الصندوق  

2  - البنوك

3  - المصروفات الإدارية والتمويلية    

4  - الدائنون  (ويشمل جميع الدائنون وجارى صاحب المنشأة ) 

5  - أوراق الدفع    

6 – الإعتمادات المستندية   

7- المشتريات   

8- المبيعات           

9- المدينون  ( وتسجل مصلحة الضرائب 1% ، 10% والعملاء وجميع الذمم المدينة )

10- أوراق القبض        

11- الأصول الثابتة       

12- مخصص إهلاك الأصول الثابتة

13- الأصول طويلة الأجل الآخرى ( وتشمل مصاريف التأسيس والحملة الإعلانية )  

14- رأس المال           

           -

كيفية القيد والمطابقة والترحيل في ظل استخدام الطريقة الأمريكية :

القيـد :

أ.إثبات القيد بالخانات التحليلية للحسابات بدفتر اليومية الأمريكية  :

يتم القيد بدفتر اليومية الأمريكية من واقع مستندات القيد الآتية :

   1.        إذن صرف شيكات.

  2.         مستند قيد يومية.

ويرفق مع مستند القيد المستندات الخاصة به .

المطابــقة :

 تتم المطابقة بين إجمالي الحركة الشهرية من واقع اليومية الأمريكية لكل حساب مع مجموع إجماليات الحساب بدفاتر الأستاذ المساعدة .

الترحيـل لليوميةالعامة المسجلة :

يتم إعداد قيد إجمالي شهري لمجموع الحسابات بدفتر اليومية الأمريكية وذلك للقيد بدفتر اليومية العامة المسجلة .

                                                                                                     

دفاتـر الأستـاذالمساعـدة :

يتم الترحيل إلى هذه الدفاتر أول بأول من مستندات القيد ويتم شهريا مطابقة مجموع أرصدة الحسابات المساعدة الواردة بهذه الدفاتر مع حسابها العام بدفتر اليومية الأمريكية ، حيث يتساوي مجموع أرصدة الحسابات المساعدة بدفتر الأستاذ المساعد مع أرصده الحسابات العامة باليومية الأمريكية .

بالنسبة لدفتر الأستاذ المساعد للخزينة ، يتم الترحيل فيه بموجب مستند قيد اليومية بإجمالى المبلغ ثم يتم إثبات إيصالات إستلام النقدية – شيكات مسلسلة مع إثبات مبلغ كل إيصال ، وكذلك إثبات أذون صرف النقدية – شيكات مسلسلة مع إثبات مبلغ كل إذن فى الخانات التحليلية وذلك تطبيقاً لمبدأ الرقابة الداخلية .

ومستند قيد اليومية يثبت به إجمالى حركة الخزنة اليومية .

في نهاية كل شهر يتم إعداد ميزان مراجعة شهري تحليلي من واقع دفاتر الأستاذ المساعدة .

ويستخدم لهذا الغرض دفاتر ذات أربعة خانات تحليلية بالإضافة إلى خانة البيان وخانة رقم المستند وتاريخه ، تخصص خانتين لترحيل الحركة الشهرية وخانتين إحداهما للرصيد المدين والأخرى للرصيد الدائن ، وتجمع الحركة الشهرية  ويستخرج الرصيد الشهري ،

دفاتـر تحليـل المصروفـات :

ويتم الترحيل إلى هذه الدفاتر أول بأول من واقع مستندات القيد ويتم شهريا مطابقة مجموع أرصدة الحسابات التحليلية الواردة بهذه الدفاتر مع حسابها العام بدفتر اليومية الأمريكية .، حيث يتساوى مجموع أرصدة الحسابات المساعدة بدفتر الأستاذ المساعد مع أرصده الحسابات العامة باليومية الأمريكية.

في نهاية كل شهر يتم إعداد ميزان مراجعة شهري تحليلي من واقع هذه الدفاتر.

ويستخدم لهذا الغرض دفاتر (16) خانة واحد بيان أو (36) خانة واحد بيان حسب البنود التحليلية  المطلوبة .

السجـلات المـاليـة :

السجلات المالية لا تدخل ضمن دائرة القيود المالية ، ولكنها ضرورية لتوفير البيانات عن عناصر النشاط المختلفة 

سجـل متابعـة خطابـات الضمـان

يهدف هذا السجل إلى متابعة حركة خطابات الضمان من تاريخ إصداره وحتى انتهاء الغرض منه ،

تخصص مجموعة صفحات من السجل لكل بنك وصفحة إجمالي للبنوك .

 يتم التسجيل في هذا السجل من واقع المستندات مباشرة وفي نهاية كل شهر يتم حصر تأمين خطابات الضمان ويعد بها ميزان فرعي تتم مطابقته مع رصيد حساب تأمين خطابات ضمان بالميزان الفرعي.

سجـل الأصـول الثابتـة

يوضح هذا السجل تاريخ حياة الأصول الثابتة من تاريخ شرائها حتى تاريخ بيعها أو انتهاء خدمتها ويسجل في هذا السجل رصيد تكلفة الأصول الثابتة في أول السنة المالية والإضافات و الأستبعادات خلال العام ورصيد التكلفة في نهاية العام ، وكذلك رصيد مجمع الإهلاك في أول السنة المالية وإهلاك العام وإهلاك الأصول المستبعدة ورصيد مجمع إهلاك أخر العام وصافي القيمة الدفترية للأصول .

ويخصص صفحة أو أكثر لكل نوع من الأصول.

• الأراضي.
• المباني.
• وسائل نقل وانتقال.

0000 الخ.

سجـل متابعـة أوراق القبـض

يختص هذا السجل بمتابعة تحصيل الشيكات والكمبيالات الخاصة بالشركة ويتم التسجيل فيه من واقع حوافظ الإيداع وكذلك من واقع إشعارات تحصيل هذه الشيكات .

ويستخدم لهذا الغرض دفتر ذو خانات تحليلية (32) خانة واحد بيان ،

في نهاية كل شهر يتم  تجميع أرصدة الشيكات والكمبيالات تحت التحصيل بالبنك ومطابقتها مع أرصده حسابات أوراق القبض بدفتر الأستاذ المساعد لأوراق  القبض .

سجـل متابعـة أوراق الدفـع

يختص هذا السجل بمتابعة سداد التزامات أوراق الدفع الخاصة بالشركة ويتم التسجيل في هذا السجل من أذون صرف شيكات وكذلك من واقع كشف حساب البنك ( إشعارات الخصم ).

ويستخدم لهذا الغرض دفتر ذو خانات تحليلية (32) خانة واحد بيان

في نهاية كل شهر يتم  تجميع أرصدة أوراق الدفع ومطابقتها مع أرصده حسابات أوراق الدفع بدفتر الأستاذ المساعد لأوراق  الدفع .