الفواتير والدفاتر والسجلات في ضوء أحكام القانون 11 لسنة 1991 وتعديلاته والقانون 91 لسنة 2005 : -

     أوجب القانون 11 لسنة 1991 وتعديلاته على ضرورة قيام المسجل بتحرير فواتير ضريبية عند كل عملية بيع سلعة 

أو تأدية خدمة خاضعة للضريبة وكذلك إمساك دفاتر وسجلات محاسبية منتظمة تعبر عن حقيقة وحجم النشاط .

فيما يلي نتعرض لنصوص القانون 11 لسنة 1991 لضريبة المبيعات وتعديلاته ولائحته التنفيذية والتي تلزم المسجل بتحرير فواتير ضريبية وإمساك دفاتر وسجلات محاسبية منتظمة .
  ماهية الفاتورة الضريبية: -

           هى مستند البيع الاساسى الذى يجب ان يصدره المسجل مع كل صورة من صور البيع الواردة
   فى القانون 11 لسنة 91 وتعديلاتة .
    اهمية الفاتورة الضريبية : -

         -  تعتبر سند الملكية الوحيد للبائع
         -    تعتبر مستند الخصم الضريبيى الوحيد للمشترى على مدخلاتة
         -     تساعد الفاحص فى امكانية التحقق من صحتها وذلك باطلاعة على مجموعة كافية من البيانات
         -      تساهم فى الرقابة الفعلية على المجتمع الضريبى.

      فى بعض الانشطة يتم اعتبار المستخلص هو بمثابة الفاتورة الضريبية حيث يعتبر اعتماد المستخلص من المهندس الاستشارى

 هو بمثابة تحقق الواقعة المنشئة للضريبة فى مجال المقاولات.

- وان عدم اصدار المسجل للفاتورة الضريبية  كل عملية بيع يعتبر من حالات التهرب فى القانون 11 لـ91 وتعديلاتة

- وان عدم اكتمال بيانات الفاتورة الضريبية يعتبر من المخالفات الواردة فى القانون 11 لـ91 وتعديلاتة.

( 1 ) الفاتورة الضريبية : -

1 – المادة (1) أحكام تمهيدية من القانون 11 لسنة 1991 لضريبة المبيعات وتعديلاته : -

عرفت الفاتورة الضريبية بأنها " الفاتورة التي تعد وفقاً للنموذج الذي يصدر به قرار من رئيس المصلحة "

مع العلم بأن أي قرار يصدر من رئيس المصلحة بخصوص الفاتورة الضريبية يمثل الحد الأدنى من البيانات الواجب توافرها في الفاتورة الضريبية ، وبناءاً عليه فإن كل شركة لها الحق في تصميم الفاتورة الضريبية بالطريقة التي تناسب دورتها المستندية والمحاسبية وتخدم نشاطها مع مراعاة الالتزام بالحد الأدني من البيانات الواجب توافرها في الفاتورة الضريبية .                  

2 – المادة (14) من القانون المذكور : -

    ونصت هذه المادة على " يلتزم المسجل بأن يحرر فاتورة ضريبية عند بيع السلعة أو أداء خدمة خاضعة للضريبة وفقا
لاحكام هذا القانون وتحدد اللائحة التنفيذية القواعد والإجراءات التي تكفل انتظام الفواتير وتيسر مراقبتها ومراجعتها" .

3 – المادة (7) من اللائحة التنفيذية :

    وتنص هذه المادة على " في تطبيق أحكام المادة (14) من القانون يلتزم المسجل بتحرير فاتورة ضريبية عند بيع سلعة
أو أداء خدمة خاضعة للضريبة وتكون الفواتير من أصل وصورة يسلم الاصل للمشتري وتحفظ الصورة لدى المسجل
ويتعين أن تكون الفواتير مرقمة بأرقام مسلسلة ، طبقا لتواريخ تحريرها ... "

    وورد في المادة (7) من اللائحة التنفيذية أيضا " وتتضمن الفاتورة الضريبية
البيانات الآتية : -

·                   رقم مسلسل الفاتورة وتاريخ تحريرها .

·                   أسم المسجل وعنوانه ورقم التسجيل .

·                   أسم المشترى وعنوانه ورقم تسجيله ان كان مسجلا أو معروفاً .

·                   بيان السلعة أو الخدمة المباعة وقيمتها وفئة الضريبة المقررة مع بيان إجمالي قيمة الفاتورة .

ويتم تسجيل بيانات الفاتورة بالسجل المعد لذلك لدى المسجل أولا ".
 كما ورد في نفس المادة أنه " يجوز لرئيس المصلحة تعديل تلك البيانات وإصدار نماذج لفواتير ضريبية تتفق مع طبيعة نشاط
 بعض المسجلين ، كما يجوز لرئيس المصلحة بالنسبة لتجار التجزئة الذين يتعذر عليهم إصدار فاتورة ضريبية عن كل عملية
بيع وضع نظم مبسطة لأغراض حساب ضريبة المبيعات بما في ذلك عدم إصدار فواتير ضريبية .

    ويقصد بالنظم المبسطة لأغراض حساب ضريبة المبيعات نظم التجزئة الثلاثة التي اصدرتها المصلحة .

    فنظراً لتعدد عمليات البيع وسرعتها لدى تجار التجزئة ، أجازت اللائحة لتجار التجزئة الذين يتعذر عليهم إصدار فواتير ضريبية عن كل عملية بيع ، عدم إصدار هذه الفواتير ومختصر هذه النظم الآتي :

*النظام الاول : وهو يتبع بالنسبة لتجار التجزئة الذين يتعاملون في سلع ذات فئة ضريبية واحدة .

*النظام الثاني : وهو يتبع بالنسبة لتجار التجزئة الذين يتعاملون في سلع ذات فئات ضريبية مختلفة ولكن يمكن فصل مبيعات كل فئة .

*النظام الثالث : وهو يتبع بالنسبة لتجار التجزئة الذين يتعاملون في سلع ذات فئات ضريبية مختلفة ويصعب الفصل بين مبيعات كل فئة .

           ومما سبق يتضح مدى اهتمام المشرع وحرصه على ضرورة قيام المسجل بتحرير الفاتورة الضريبية عند كل عملية بيع سلعة
 أو تأدية خدمة خاضعة للضريبة وسبب هذا الاهتمام أن الفاتورة الضريبية هي الوسيلة الأساسية التي يعتمد عليها النظام الضريبي في تنظيم المجتمع الضريبي ، كما أنها الأساس والسند القانوني لسجلات ودفاتر أمينة ومنتظمة تعبر عن حقيقة رقم الأعمال .

 ( 2 ) الدفاتر والسجلات : -

  المادة (15) من القانون 11 لسنة 1991 لضريبة المبيعات وتعديلاته :

    وتنص هذه المادة على أنه " يلتزم المسجل بإمساك سجلات ودفاتر محاسبية منتظمة يسجل فيها أولا بأول العمليات التي
 يقوم بها ، ويجب أن يحتفظ بهذه السجلات وصور الفواتير المشار إليها في المادة السابقة لمدة ثلاث سنوات تالية لانتهاء السنة
المالية التي أجرى فيها القيد بالسجلات .

    وتحد اللائحة التنفيذية الحدود والقواعد والإجراءات والسجلات التي يلتزم المسجل بإمساكها والبيانات التي يتعين إثباتها
فيها والمستندات التي يجب الاحتفاظ بها ".
 

ويتضح من عرض النص السابق أن المشرع الزم بضرورة : -

أ – إمساك المسجل لسجلات ودفاتر محاسبية منتظمة وترك تحديد نوعيتها ومسمياتها للائحة التنفيذية .

ب – وجوب احتفاظ المسجل بالسجلات وصور الفواتير الضريبية لمدة ثلاث سنوات تالية لانتهاء السنة المالية التي أجرى فيها القيد بالسجلات ..

    المادة (8) من اللائحة التنفيذية : -
      طبقاً لهذه المادة , في تطبيق أحكام المادة (15) من القانون يلتزم المسجل بإمساك الدفاتر والسجلات المنصوص عليها
 في القانون رقم 17 لسنة 1999 بإصدار قانون التجارة ، وكذلك السجلات والدفاتر المحاسبية المنتظمة التي يسجل فيها
 أولا بأول العمليات التي يقوم بها .. .. وفي حالة استخدام المسجل لأنظمة الحاسب الآلي يجوز الاعتداد بالبيانات والملفات المستخدمة كبديل لتلك الدفاتر .

ويتضح مما سبق, أن المشرع الزم بالدفاتر والسجلات المنصوص عليها أساساً في قانون التجارة المشار إليه رقم 17 لسنة 1999 وهذا يعتبر من باب التنسيق بين قانون ضريبة المبيعات والقانون التجاري بما يخدم مجتمع المسجلين فلا يتحملوا أعباء
 إدارية جديدة ، وتتمثل هذه الدفاتر والسجلات في :

·                  دفتر المشتريات

·                  دفتر المردودات

·                  دفتر المبيعات

·                  دفتر اليومية الأصلي

·                  دفتر الصادرات

·                  دفتر الجرد

·                  سجل المخازن

·                  دفتر ملخص ضريبة المبيعات

ولرغبة المشرع في عدم تحميل المسجل أعباء إدارية جديدة فأجازت المادة (8) من اللائحة التنفيذية السابق عرضها
 الاعتداد بالبيانات والملفات المستخدمة كبديل للدفاتر السابق ذكرها .
 

وورد في الفقرة قبل الأخيرة من المادة (8) من اللائحة التنفيذية المشار إليها انه " أما بالنسبة للتاجر الذي يتبع أحد
 نظم التجزئة فعليه إمساك الدفاتر الآتية : -

·                   دفتر المشتريات

·                   دفتر المتحصلات اليومية ( دفتر المبيعات )

·                   دفتر ملخص الضريبة على المبيعات

كما اوضحت الفقرة الأخيرة من المادة (8) من اللائحة التنفيذية أيضا أنه " يجوز لرئيس المصلحة بالنسبة لبعض المسجلين
أن يحدد دفاتر وسجلات وفواتير مبسطة تتفق وطبيعة أنشطتهم "

المادة (9) من اللائحة التنفيذية : -

    وطبقاً لنص هذه المادة مع عدم الإخلال بما ورد بالفقرة الأولى من المادة السابقة ، على كل مسجل يقوم بإنتاج سلعة من السلع الواردة بالجدول رقم (1) من القانون أن يمسك :

( أ ) دفتر لإثبات المواد الأولي الداخل في إنتاج السلعة الخاضعة للضريبة .

(ب) دفتر لقيد بيانات السلع المنتجة .

    نظرا لان سلع الجدول رقم (1) ذات طبيعة خاصة وهامة لذلك لم يغفل المشرع عن تحديد سجلات ودفاتر خاصة بها بالاضافة إلى السجلات والدفاتر الأخرى أيضا المطلوب إمساكها للأنشطة الأخرى .

 المادة (10) من اللائحة التنفيذية : -

    وطبقاً لنص هذه المادة  تكون صفحات كل دفتر من الدفاتر والسجلات المشار إليها في المادتين السابقتين خالية من أي فراغ
 أو كتابة في الحواشي ويجوز الاعتداد بقوائم البيانات " شريط اله تسجيل النقد " التي تتعلق بمقدار الضريبة في حالة استخدام المسجل (ماكينات تسجيل النقدية ، أو أجهزة البيع الإلكترونية ) ويصدر رئيس المصلحة القواعد والإجراءات التي تكفل انتظامها وتيسير مراقبتها ومراجعتها . ويجب أن يحتفظ المسجل بالسجلات والدفاتر وصور الفواتير ومستندات البيانات الخاصة بشريط أله تسجيل النقد والبيع الإلكتروني لمدة ثلاث سنوات تالية لانتهاء السنة المالية التي أجرى فيها القيد .
 

ويلاحظ مما سبق مايلى : -

   أ – تأكيد المشرع على ضرورة قيام المسجل بالحفاظ على مظهر ونظافة الدفاتر والسجلات لان ذلك يضمن انتظامها وتعبيرها عن الواقع ، كما يسهل مراجعتها وفحصها دون معاناة مما يوفر الوقت والجهد للمسجل والمصلحة .

   ب – تصريح المشرع بجواز الاعتداد بشريط أله التسجيل للنقدية أو جهاز البيع الإلكتروني لبعض المسجلين يسهل أسلوب المراجعة الضريبية لدى هؤلاء المسجلين من ناحية ، كما ييسر العمل الإداري لهم من ناحية أخرى لعدم تحميلهم أعباء إدارية
 عكس ما هو لديهم من نظم عمل .

ج – أنواع الدفاتر والسجلات التي تمسكها المنشأة : -

    وتنقسم هذه الدفاتر والسجلات إلى نوعين :

(1)          الدفاتر والسجلات الأساسية .

(2)                الدفاتر والسجلات الفرعية .

( 1 ) الدفاتر والسجلات الأساسية : -

    وهي الدفاتر والسجلات التي نص عليها القانون 11 لسنة 1991 لضريبة المبيعات وتعديلاته وكذلك لائحته التنفيذية
( سبق أن عرضنا النصوص الخاصة بها ) .

    ولقد حددت المادة (8) ، (9) من اللائحة التنفيذية من القانون المذكور الدفاتر والسجلات الأساسية والتي يجب على
المسجل إمساكها وذلك بالنسبة : -

-                 للسلع العامة والخدمات الخاضعة للضريبة .

-                 لتجار التجزئة المسجلين .

-                 لمنتجي سلع الجدول رقم (1) المرافق للقانون .

ويمكن عرض هذه الدفاتر والسجلات مع عرض بعض أشكالها كنماذج استرشادية ( لان هذه الأشكال قد تختلف

  من منشأة لأخرى ) كالتالي : -
 

*الدفاتر والسجلات الاساسية للسلع والخدمات : -

1 – دفتر المشتريات : -

    وهو الدفتر الذي يتضمن بيانات فواتير الشراء المحررة للمسجل عند قيامه بعملية الشراء من السوق المحلي ، أو بيانات شهادات الإفراج الجمركي للسلع المستوردة من الخارج ، وقد تقوم بعض المنشآت بإعداد دفترين أحدهما للمشتريات المحلية والثاني للمشتريات المستوردة ، ويتم الاحتفاظ بأصل فواتير الشراء أو أصل شهادات الإفراج الجمركي في ملف أو دوسية
خاص عن كل فترة بعد إجراء القيد في هذا الدفتر .

    ويتم قيد بيانات المشتريات لكل شهر على حدة باعتبار أن وحدة المحاسبة هي شهر .

وقد تفضل بعض المنشآت إضافة خانات لبلد الاستيراد وبلد المنشآة وميناء الشحن وميناء الوصول وسعر العملة
 الأجنبية بالجنيه المصري في تاريخ الاستيراد ( سعر التحويل ) .

2 – دفتر المبيعات : -

    وهو الدفتر الذي يتضمن بيانات الفواتير الضريبية المحررة لمبيعات المسجل من السلع والخدمات ، وتقوم المنشآت بالاحتفاظ بصور الفواتير الضريبية التي حررتها عند البيع في ملف أو دوسيه خاص بها كل فترة مالية بعد تدوين بياناتها في الدفتر المذكور .

3 – دفتر المردودات : -

مردودات المشتريات :-

ويتضمن بيانات فواتير المشتريات المرتدة من واقع بيانات إشعارات الإضافة ، ويجب الاحتفاظ بصور من هذه الفواتير وكذلك الاحتفاظ بإشعارات الإضافة .

مردودات المبيعات :

ويتضمن بيانات فواتير المبيعات المرتدة من واقع بيانات إشعارات الخصم ، ويجب الاحتفاظ بأصل الفواتير المرتدة مبيعاتها وكذلك الاحتفاظ بإشعارات الخصم .

4 – دفتر الصادرات : -

    وهو دفتر يتضمن بيانات رسائل الصادر بما في ذلك رقم شهادة الصادر الجمركية وتاريخ التصدير وقيمة البضاعة المصدرة ونوعها وميناء التصدير وجهة الوصول وغيرها من البيانات الأخرى المرتبطة بالصادرات .
 

5 – سجل المخازن :-

    وهو سجل يقيد به حركة المخزون أولا بأول ، وذلك بهدف معرفة رصيد كل صنف في أي وقت ، حيث يبين هذا السجل
حركة ورود السلع للمخازن وحركة خروجها وانصرافها وبالتالي يتم الوصول لرصيد كل صنف ومعرفته بسهولة .

    وفي هذا السجل قد تكون حركة السلع ( وارد – منصرف – رصيد ) بالكميات وقد تكون هذه الحركة بالكميات والقيم معاً .
 

6 – دفتر اليومية الأصلي : -

    وهو سجل يومي يسجل به جميع عمليات المنشأة حسب الترتيب الزمني لحدوثها أولا بأول ويعد هذا الدفتر سجل
 دائم وكامل للعمليات المالية للمنشأة وهذا الدفتر يكون مسجل وموثق في الشهر العقاري ويمنع فيه الكشط أو الشطب
 أو الكتابة في الحواشي ، ويلتزم كل مسجل تجاوز رأسماله المستثمر عشرون الف جنيه بإمساك هذا الدفتر والقيد به طبقا
لقانون التجارة رقم 17    لسنة 1999 .

7 – دفتر الجرد : -

    وهو سجل يظهر الكميات الموجودة أو المتبقية لكل صنف من أصناف البضاعة في مخازن المنشأة وتكلفة الوحدة من كل
صنف وسعر بيعها وكذلك قيمة كل صنف ويلتزم كل مسجل تجاوز رأسماله المستثمر عشرون ألف جنيه بإمساك هذا الدفتر
طبقا لقانون التجارة رقم (17) لسنة 1999 .

8 – دفتر ملخص ضريبة المبيعات :- 

    وهذا الدفتر يوضح إجمالي الصفقات والعمليات المتعلقة بالضريبة ويشتمل هذا الدفتر على البيانات التالية : -

أ - بيان إجمالي قيمة المبيعات وإجمالي قيمة المشتريات بدون ضريبة .

ب -   إجمالي الضريبة على المبيعات التي حملها المسجل على مبيعاته وكذلك على مبيعات الاستعمال الشخصي أو الخاص
أو التصرفات القانونية الأخرى وذلك عن كل فترة ضريبية على حدة وهي الشهر الذي يقدم فيه الإقرار .

جـ -  إجمالي الضريبة المسددة على المشتريات (المدخلات) القابلة للخصم .

د -     قيمة التسويات من واقع إشعارات الخصم والإضافة .

هـ-   الضريبة الواجبه على المسجل سدادها عن كل فترة ضريبية وهي ناتجة عن خصم الضريبة المسددة على المشتريات القابلة للخصم من إجمالي الضريبة المستحقة على المبيعات عن شهر المحاسبة مع أخذ التسويات في الاعتبار أن وجدت

وبالتالي يعتبر هذا الدفتر هام لأنه :

1-              يسهل حساب الضريبة الواجب سدادها شهريا .

2-              يسهل عملية إعداد الإقرار الضريبي الشهري .

3-              يساعد في علاج أو تصحيح ضريبة المردودات ( للمشتريات أو المبيعات ) .

  دفتر المبيعات : -

    وتشمل المبيعات للعملاء والتصرفات القانونية والاستخدام الشخصي و تشمل الضريبة المستحقة على المبيعات للعملاء والضريبة المستحقة على المبيعات الخاصة بالاستخدام الشخصي والتصرفات القانونية .

الدفاتر والسجلات الخاصة بتجار التجزئة :

    وتتكون هذه الدفاتر كما ورد في المادة (8) من اللائحة التنفيذي من الآتي :

1 – دفاتر المشتريات :

    لا تختلف بيانات هذا الدفتر عما سبق عرضه في دفتر المشتريات المحلية ولكن الاختلاف فقط في تصميم الشكل ففي دفتر مشتريات نظم التجزئة يتم فصل المشتريات من كل فئة على حدة بهدف تبسيط وتسهيل حساب الضريبة كالتالي : -

أ – نظام التجزئة الأول

ب – نظام التجزئة الثاني

ج – نظام التجزئة الثالث

ويأخذ شكل دفتر مشتريات نظام التجزئة رقم (3) نفس شكل دفتر مشتريات نظام التجزئة رقم (2)

2 – دفتر المتحصلات اليومية ( المبيعات ) : -

    وهو يعتبر دفتر يومي لمتحصلات تاجر التجزئة من المبيعات أولا بأول سواء من واقع الصندوق أو شريط ماكينة تسجيل
 النقدية مع العلم بأن القيمة المدرجة بالدفتر هي قيمة المبيعات شاملة للضريبة .
 

    ب – نظام التجزئة الثاني :-
ويأخذ شكل دفتر المتحصلات اليومية لنظام التجزئة رقم (2) نفس شكل دفتر المتحصلات لنظام التجزئة رقم (1)

3 – دفتر ملخص ضريبة المبيعات : -

    سبق الإشارة إلى تعريف هذا الدفتر وإلى أهميته وبتشابه شكل هذا الدفتر في نظم التجزئة الثلاثة

-  الدفاتر والسجلات لمنتجي سلع الجدول رقم (1) المرافق للقانون .

وتتمثل هذه الدفاتر والسجلات كما ورد في المادة (9) من اللائحة التنفيذية في الآتي : -

1 – دفتر المواد الأولية :-

    وهو دفتر يثبت فيه المواد الأولية الداخلة في إنتاج السلعة الخاضعة للضريبة .

2 – دفتر الإنتاج : -

    وهو دفتر تقيد فيه بيانات السلع المنتجة وكذلك العمليات التي يقوم بها المسجل .

3 – الدفاتر المنصوص عليها في المادة (8) من اللائحة التنفيذية .

    وذلك يعني أن منتجي سلع الجدول يجب عليهم إمساك الدفاتر الأساسية للسلع والخدمات السابق عرضهم
( مادة 8 من اللائحة ) بالإضافة لإمساكهم دفتر للمواد الأولية وآخر للإنتاج .

2 – الدفاتر والسجلات الفرعية : -

    وهي الدفاتر والسجلات التي لم يذكرها القانون 11 لسنة 1991 لضريبة المبيعات وتعديلاته ، وهذه الدفاتر والسجلات
 قد تمسكها بعض المنشآت المسجلة لتسهيل وتيسير اعمالها وقد لا يمسكها البعض الآخر ، فذلك يتوقف على حجم هذه
 المنشآت وطبيعة نشاطها واحتياجاتها .

وتتمثل الدفاتر والسجلات الفرعية على سبيل المثال وليس الحصر في الآتي : -

1 – دفتر الإنتاج : -

    وهو دفتر لقيد بيانات السلع المنتجة بالمنشأة الصناعية وتكمن أهميته للمنشأة في إمكانية متابعة مدخلات ومخرجات خطوط إنتاج المنشأة .

2 – دفتر النقدية : -

    وهو دفتر تسجل فيه حركة النقدية بالخزينة من مقبوضات ومدفوعات أولا بأول من واقع اذونات صرف / استلام النقدية وتستخدمة المنشأة للتحقق من صحة الرصيد النقدي الموجود لديها بالخزينة .

3 – دفتر البنك : -

    وهو دفتر تسجل فيه حركة البنك من إضافة وسحب أول بأول من واقع اذونات صرف / استلام الشيكات ، وتدرج به
كافة التعاملات البنكية من فتح اعتمادات مستندية وخطابات ضمان وودائع لاجل وقروض ...الخ وقد يأخذ شكل هذا الدفتر نفس شكل دفتر النقدية .

ملحوظة : -قد تقوم بعض المنشآت صغيرة الحجم بإنشاء دفتر للنقدية بالخزينة والبنك معا وقد يمكن ان يأخذ هذا الدفتر الشكل التالى :-

4 – دفتر المقبوضات : -

    وهو دفتر يمثل الجانب المدين من دفتر النقدية ودفتر البنك ، ويتم فيه تسجيل النقدية / الشيكات الواردة للمنشأة ( نتيجة لمبيعات نقدية أو بشيكات ، لمتحصلات من عملاء لتحصيل أوراق قبض ..الخ ) وذلك من واقع أذون استلام النقدية / الشيكات وتستخدم هذا الدفتر المنشآت كبيرة الحجم والتي تفضل فصل مقبوضاتها عن مدفوعاتها .

5 – دفتر المدفوعات : -

    وهو دفتر يمثل الجانب الدائن من دفتر النقدية ودفتر البنك ، ويتم فيه تسجيل النقدية التي تدفعها المنشآة, أو الشيكات التي تحررها ( وذلك نظير مشتريات نقدية أو بشيكات مدفوعات للموردين ، سداد أوراق تجارية ...الخ ) وتستخدم هذا الدفتر المنشآت كبيرة الحجم والتي تفضل فصل مدفوعاتها عن مقبوضاتها .
 

6 – دفتر الاستاذ العام : -

    يضم دفتر الاستاذ العام مجموعة من الحسابات يخص كل منها بندا معينا يسجل به كافة التغيرات التي تحدث في هذا البند
 سواء كان بالزيادة او بالنقص ، ويأخذ شكل حساب الاستاذ لكل بند شكل حرف “ T “  ويكون لكل حساب اسم خاص يكتب كالتالي : -

حـ/ الخزينة أو حـ / البنك أو حـ / المدينون ..

ويكون لكل حساب رقم خاص لسهولة عملية الترحيل إليه ويسمى الجانب الأيمن " الجانب المدين ويكتب في أعلاه " منه " ويرحل إليه الطرف المدين من قيد اليومية ، كما يكون للحساب جانب أيسر ايضا ويسمى الجانب الدائن " ويكتب في أعلاه " له " ويرحل أليه الطرف الدائن من قيد اليومية مع توضيح شرح القيد وتاريخه ، وبالتالي فإن حسابات المنشأة تبوب في هذا الدفتر في مجموعات متشابهة ومن خلاله يتم إعداد ميزان المراجعة .

7 – سجلات الموظفين : -

    وهي سجلات تشتمل على البيانات الأساسية لكل موظف بالمنشأة سواء بيانات عن حالته الشخصية أو العلمية أو المهني ومن ثم فهي تعتبر مرجع هام لإدارة المنشأة للوقوف على حالة كل موظف وكل ما يتعلق به من إمكانيات – ومهارات – مرتبات – ترقيات ..الخ

 8 – سجلات الأصول الثابتة : -

    وهي سجلات تشتمل على بيانات الأصول الثابتة بالشركة من أراضي – مباني – آلات – سيارات - ...الخ ويسجل في هذه السجلات تاريخ وقيمة شراء الأصول الثابتة واسم موردها ورقم فاتورة الشراء ، وما يصرف على هذه الأصول مقابل الصيانة والإصلاح وكذلك أية إضافات جديدة للأصول بما يؤثر على زيادة كمية الإنتاج وكفاءته وطريقة حساب إهلاكها .

     وتستخدمه المنشأة لتوفير بيان عن حالة كل اصل من هذه الأصول والحكم على كفاءة وكفاية الإنتاج من خلال حالة
الأصول وإمكانية معرفة أسباب أعطال الأصول وموعد تخريدها أو ضرورة تحقيق إضافات جديدة للأصول وموعدها ...الخ .

9 – دفتر البوابة : -

    وهو دفتر يمسك بمعرفة مسئول البوابة لتسجيل حركة دخول وخروج البضائع من واقع أذون التسليم والاستلام وتستخدمه المنشأة في أحكام الرقابة على دخول الخامات لها وخروج الإنتاج التام ( المبيعات ) منها وكذلك أحكام الرقابة علي مردودات المشتريات والمبيعات وذلك من خلال مطابقة هذا الدفتر مع سجلات المخازن والذي يجب أن يتطابقا معا واكتشاف أية انحرافات بينهم لان هذا الدفتر يسجل فيه ساعة دخول وخروج البضاعة . 

المستندات والدفاتر والسجلات وفقا للقانون 91 لسنة 2005

المنشآت التي تلتزم بإمساك الدفاتر : -

ألزمت المادة (78) من القانون 91 لسنة 2005 المموليين الاتى ذكرهم بأمساك الدفاتر والسجلات التى تستلزمها طبيعة تجارة أو صناعة  أو حرفة أو مهنة كل منهم وذلك على النحو الاتى :

1  - الشخص الطبيعى الخاضع للضريبة وفقاً لاحكام الباب الاول من الكتاب الثانى من هذا القانون الذى يزاول نشاط تجارياً او صناعياً او حرفياً او مهنياً اذا تجاوز راس ماله المستثمر مبلغ خمسين الف جنيه او تجاوز رقم اعماله السنوى مبلغ مائتين وخمسين الف جنيه او تجاوز صافى ربحه السنوى وفقاً لاخر ربط ضريبى نهائى مبلغ عشرين الف حنيه.

2- الشخص الاعتبارى الخاضع لاحكام الكتاب الثالث من هذا القانون ويلتزم الممول بالاحتفاظ بالدفاتر والسجلات المنصوص عليها فى الفقرة الاولى من هذه المادة والمستندات المؤيدة لها فى مقره طول الفترة المنصوص عليها فى المادة 91 من هذا القانون.

كما يلتزم الممول من اصحاب المهن غير التجارية بان يسلم كل من يدفع اليه مبلغاً مستحقاً له بسبب ممارسته المهنة أو النشاط كأتعاب أو عمولة أو مكافأهأو أى مبلغ آخر خاضع بفئة الضريبة إيصالاً موقعاً عليه منه موضحاً به التاريخ وقيمة المبلغ المحصل ويلتزم الممول بتقديم سند التحصيل الى المصلحة عند كل طلب.

وللمولين إمساك حسابات الكترونية توضح الإيرادات والتكاليف السنوية ويصدر الوزير قرارا بتنظيم إمساك هذه الحسابات وضوابط التحويل من نظام الحسابات المكتوبة إلى الالكترونية .

الإقرارات الضريبية : -

1- على كل ممول من الأشخاص الطبيعيين أن يقدم الى مأمورية الضرائب المختصة قبل أول ابريل من كل سنة الإقرار الضريبى المنصوص علية فى المادة 82 من القانون على نموذج رقم 27 إقرارات ويجب ان يقدم هذا الاقرار من اصل وصورة.

2-على كل ممول من الأشخاص الاعتبارية المنصوص عليها فى المادة 48 من القانون أن يقدم الى المأمورية المختصة قبل أول مايو من كل سنة أو خلال الأربعة أشهر التالية لتاريخ انتهاء السنة المالية إقراره الضريبى على النموذج رقم 28 إقرارت ويجب تقديم هذا الاقرار من اصل وصورة.

هذا كله سواء تم تسليم الإقرارات للمأمورية المختصة أو تم ارساله بالبريد بكتاب مصحوب بعلم الوصول ,ويتم ختم الإقرار المقدم بخاتم المأمورية كما يتم ختم الصورة التى تسلم الى الممول او تعاد اليه بالبريد دون مراجعة الإقرار او ابداء الراى فيه.

- وقد الزمت المادة 83 من القانون ان يقوم بالتوقيع على الإقرار الممول أو من يمثله قانوناً وإذا إعد الإقرار محاسب مستقل فإن عليه التوقيع على الإقرار مع الممول أو ممثله القانونى وإلا اعتبر الإقرار كأن لم يكن.

وفى جميع الاحوال يجب أن يكون الإقرار موقعاً من محاسب مقيد بجدول المحاسبين والمراجعين وذلك بالنسبة لشركات الاموال والجمعيات التعاونية والأشخاص الطبيعيين وشركات الأشخاص إذا تجاوز رقم الأعمال لكل منهم مليونى جنية سنوياً

   الدفاتر والسجلات : -

-                 دفتر اليومية العامة الاصلي الذي تقيد فيه جميع عمليات الممول أولاً بأول .

-                 دفتر الاستاذ العام .

-                 دفاتر اليومية المساعدة ودفاتر الاستاذ المساعد التي تتحدد تبعا لطبيعة ونوع وحجم ونشاط المنشأة .

-                 دفتر الجرد وتقيد فيه مفردات وأصول وخصوم المنشآة حسب الجرد الفعلي لها في نهاية السنة المالية للمنشأة .

-                 دفتر الصنف وممسك بمعرف الممولين الذين يقتصر نشاطهم على تجارة الجملة وفي جميع الأحوال يجب ان تكون مجموعة الدفاتر التي تمسكها المنشأة متكاملة  ومنتظمة من حيث الشكل ، وان تمكن من تحديد صافي الربح الخاضع للضريبة على أساس نتيجة العمليات على اختلاف انواعها طبقا لاحكام القانون التجارى .

   المستندات : -

  هي المستندات الأصلية من عقود وفواتير شراء وإشعارات وإيصالات ومكاتبات صادرة من الغير ، وصور فواتير    البيع والإشعارات والإيصالات والمكاتبات الصادرة من المنشأة المؤيدة لجميع معاملاتها . 

الشروط الواجب توافرها في الدفاتر والحسابات والمستندات التي تقبلها مصلحة الضرائب :-

    نظراً لعدم ذكر الشروط الواجب توافرها بالدفاتر ضمن مواد القانون 91 لسنة 2005 ولائحتة التنفيذية
ق 11 لسنة 91 فانة يمكن الرجوع للقانون التجارى بحيث تكون العبرة في الدفاتر والسجلات والمستندات التي يمسكها الممول بامانتها ومدى إظهارها للحقائق وانتظامها من حيث الشكل وفقا لاصول المحاسبة السليمة وبمراعاة القوانين والقواعد المقررة في هذا الشأن .

    ( 1 ) الشروط الشكلية ومنها ما يلي : --   توثيق الدفاتر ( دفتر اليومية الاصلي والدفاتر المساعدة التي في حكمه ودفاتر الجرد ) قبل استعمالها وفور قيد الاقفال
في حال استعمال دفتر جديد وذلك بمأمورية الشهر العقاري .

-      قيد العمليات أولاً بأول حسب الترتيب الزمني لحدوثها .

-      عدم الكشط أو الشطب أو المسح أو التحشير وعدم ترك فراغ جديد .

-      وضوح القيد بالدفاتر .

-      تفعيل جميع العمليات المالية .

-      ضرورة إمساك الحسابات باللغة العربية .

-      وجود حسابات تكاليف في المنشآت الصناعية

-      يجب ان تكون القيد بالدفاتر وفقا للطريقة الفنية المتعارف عليها في علم المحاسبة (طريقة القيد المزدوج)

-      يجب أن تقيد القيود الحسابية المدرجة بالدفاتر بالمستندات اللازمة .

يجب أن تكون الدفاتر منتظمة و تعبر تعبيرا صادقا عن نشاط المنشأة وتشمل كافة انشطة الممول وتتضمن أرباحه الفعلية منها .

( 3 ) يقع على مصلحة الضرائب عبء الاثبات في حالة عدم الاعتداد بالدفاتر .

     متى كانت المجموعة الدفترية ممسوكة وفقا للشروط الشكلية والموضوعية فإن عبء الإثبات يقع على عائق مصلحة     الضرائب ممثلة في الموظفين الفنيين المخول لهم حق الإطلاع والفحص لمستندات وسجلات ودفاتر المنشأة .