مذكرة حوكمة شركة النساجون الشرقيون

مجلس الإدارة – المهام والمسئوليات

يتم انتخاب مجلس الإدارة كل ثلاث سنوات بموجب أغلبية أصوات المساهمين. ويلتزم مجلس الإدارة بحزمة مسئوليات أصيلة تهدف إلى التأكد من التزام فريق الإدارة بأداء واجباته عبر رصد وتقييم كفاءة القرارات الإدارية والخطط والاستراتيجيات والسياسات المتبعة. ويتبنى مجلس الادارة نظام أساسي يتيح تلقي تقارير الأداء بصفة دورية، بجانب الاجتماع شهرياً من أجل مراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية التي تشمل المبيعات والجوانب المالية وحصر الموجودات وتقييم الكفاءة الإنتاجية، بالإضافة إلى الاطلاع على موقف النفقات الرأسمالية ومناقشة احتياجاتها.

تضم الشركة عددًا من اللجان المسئولة عن إعداد الدارسات والتحليلات المختلفة فيما يتعلق بأعمال الشركة (ويتم تشكيل لجان أخرى عند الحاجة) من حيث استعراض ومراجعة بيانات المبيعات والتوسعات والجوانب الفنية وغيرها، على أن يتم رفع تقارير هذه اللجان إلى مجلس الإدارة. ويتولى مجلس الإدارة مناقشة أهداف الاستراتيجية طويلة الأجل وخطط فريق الادارة والموافقة عليها ومتابعة مراحل تنفيذها على مختلف المستويات. وتمتد مهام مجلس الإدارة إلى تقييم المخاطر الرئيسية التي تواجه الشركة والإجراءات التي اتخذها فريق الإدارة للتحكم في جميع المخاطر المختلفة. ويحرص مجلس الإدارة على تفعيل أنظمة رقابة محكمة تهدف إلى التأكد من دقة البيانات المالية والامتثال للمتطلبات القانونية، فضلًا عن ضمان مهنية واستقلالية المراقب الخارجي، وكفاءة أداء لجنة المراجعة الداخلية بالشركة.

يواظب مجلس الإدارة على مراجعة وتحديث ميثاق الشرف المهني ولوائح العمل من أجل ضمان الامتثال للقوانين واللوائح المعمول بها. ويحظى المجلس بالصلاحيات الكاملة في الاستعانة باستشارات المتخصصين من خارج فريق العمل بالشركة في المجالات ذات الصلة، على أن تقوم الشركة بتغطية هذه النفقات بالكامل.

رفع تقارير دورية

يتبنى مجلس إدارة النساجون الشرقيون نظام فريد في التواصل الكامل مع فريق الإدارة بالشركة من أجل الحصول على التقارير الفعالة في الوقت المناسب باعتبارها أحد الركائز الأساسية لضمان كفاءة تأدية مهام مجلس الإدارة. وفي الوقت ذاته يلتزم مجلس الإدارة بتفادي تشتيت فريق الإدارة عن أداء مهام الأعمال اليومية أو مخالفة منظومة التسلسل الهرمي الوظيفي. وعلى الجانب الآخر يرسخ مجلس الادارة قواعد فعالة للتواصل بين جميع المستويات الإدارية من خلال تحفيز الإدارة العليا على مشاركة المديرين في اجتماعاتهم في حالات طرح رؤى خاصة متعلقة بأداء عمليات القطاع أو تسليط الضوء على الفرص التي ترى الإدارة العليا أنها جديرة باهتمام مجلس الإدارة.

اختيار أعضاء مجلس الإدارة

تخضع عضوية مجلس الإدارة إلى المراجعة السنوية من أجل تقييم الخبرات المتاحة ومستوى استيعاب أنشطة التصنيع والتوزيع والشئون المالية وكافة الاحتياجات التي يتطلبها المجلس في ذلك الوقت.

ويدخل اختيار المديرين الجدد ضمن نطاق مسئوليات مجلس الإدارة، والذي يقوم بتسمية المرشحين المؤهلين لعضوية اللجنة التي تضم رئيس مجلس الإدارة.

ويلتزم المديرين الجدد بالتوجه العام للشركة والمشاركة في اجتماعات مجلس الادارة التي تنعقد في عدة مواقع بهدف إتاحة الفرصة للتعارف على أعضاء الشركة واستكشاف قطاعاتها قلبًا وقالبًا.

ويضم مجلس إدارة النساجون الشرقيون عضوين مستقلين لتمثيل شركة مصر للتأمين وشركة مصر لإعادة التأمين. ويشغل باقي مقاعد المجلس أعضاء من داخل إدارة الشركة.

إجراءات تنظيم اجتماعات مجلس الإدارة

تحديد جدول الأعمال لاجتماعات مجلس الإدارة

يقوم رئيس مجلس إدارة الشركة بوضع جدول أعمال اجتماعات مجلس الإدارة بالتنسيق مع أعضاء المجلس لضمان تغطية وشمول جميع الموضوعات الجديرة باهتمام المجلس. ويتمتع كل عضو بحق إضافة بنود أخرى وكذلك طرح موضوعات جديدة هامة للمناقشة أثناء الاجتماع، والتي لم تدرج بجدول الأعمال الرسمي عند إجراء الترتيبات اللازمة لعقد الاجتماع. ويلتزم مجلس الإدارة بتسجيل كافة البنود الإضافية بدقة في المحضر الرسمي للاجتماع.

توزيع الوثائق اللازمة قبل انعقاد الاجتماع

يتبنى مجلس الادارة عددًا من القواعد الأساسية لضمان فعالية الاجتماعات وفي مقدمتها حرص الأعضاء على المشاركة في جميع الاجتماعات، بالإضافة إلى توزيع الوثائق الضرورية في وقت مبكر قبل عقد الاجتماع ومنها جدول الاعمال والوثائق ذات الصلة بهدف تعزيز تأهب واستعداد الأعضاء الحضور لمناقشة الموضوعات المطروحة بالاجتماع.

حماية مصالح المساهمين

يتحرى مجلس إدارة الشركة بدقة مشاركة المساهمين في جميع القرارات الجوهرية عبر الدعوة لانعقاد الجمعية العمومية غير العادية لمناقشة الموضوعات المطروحة والحصول على موافقة الأغلبية من المساهمين. ويمتثل المجلس للمتطلبات القانونية العامة التي تنص على المساواة بين جميع المساهمين في الاطلاع على المعلومات المتاحة، وهو الأمر الذي يضمن الحفاظ على مصالح أصحاب حقوق الأقلية.