المخازن

مقدمة المدخلات والمستندات الخاصة بحسابات المخازن  لعمل داخل حسابات المخازن  مخرجات حسابات المخازن الجرد مطايقة الجرد والتقييم فحص العجز والزيادة والمعالجة المحاسبية  يعتبر قسم حسابات المخازن تابع لادارة حسابات التكاليف بالشركة وهو يختص بمراقبة عهد امناء المخازن بالشركة كميات وقيم وتسعير كافة المستندات المخزنية وتسجيلها فى كروت الاصناف واعداد اليوميات واستاذ صنف المخازن والقيود اللازمة وتحديد العجوزات والزيادات وذلك من خلال الجرد ومطابقتة مع ماهو مسجل بسجلات وكروت الاصناف بحسابات المخازن وتحليلة وتحديد  السبب ومعالجتة المحاسبية وتهتم حسابات التكاليف بثلاثة عناصر اساسية وهى المواد والاجور والتكاليف الاخرى وهنا يختص قسم حسابات المخازن بالمواد فقط وامداد حسابات التكاليف بالبيانات اللازمة عن المنصرف والمردودات للمخازن كمية وقيمة ولاى امر تشغيل ..........الخ انواع المخازن ـــــــــــــــــــــ نجد ان المخازن بالشركات الصناعية الكبرى تنقسم الى مخزن الخامات الرئيسية مخزن الخامات المساعدة مخزن الوقود مخزن قطع الغيار مخزن المواد والمهمات المتنوعة مخزن المخلفات والخردة مخزن الانتاج غير التام مخزن الانتاج التام مخزن مواد التعبئة والتغليف

  

المدخلات والمستندات الخاصة بحسابات المخازن

اذن اضافة مواد للمخازن
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــ
يقوم امين المخازن بتحرير اذن اضافة المواد بالمخازن موضحا بها اسم الصنف والوحدة وكميتة ورصيد الصنف بعد اضافة الكمية الجديدة ويوقع امين المخزن على اذن الاضافة فهو دليل على استلامة هذة الاصناف وانها اصبحت فى عهدتة ويقوم بتسليم اصل وصورة من اذن اضافة المواد الى قسم حسابات الدفع بادارة الحسابات المالية الذى يقوم بوضع القيمة على اذن الاضافة من واقع فاتورة المشتريات التى سوف يحاسب المورد عليها ثم يسلم قسم حسابات الدفع صورة من اذن اضافة المواد الى قسم حسابات المخازن بادارة التكاليف الذى يقوم بتسجيلها بكرت حساب الصنف الخاص بة واضافتها على الرصيد السابق لايجاد الرصيد الجديد بعد الاضافة

اذن صرف مواد من المخازن
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
يقوم امين المخزن بتحرير اذن صرف مواد موضحا بة اسم الصنف والوحدة والكمية ورقم امر التشغيل واسم العميل ورصيد الصنف بعد صرف هذة الكمية ويوقع علية من ورشة الانتاج الطالبة لهذا الصنف فهو دليل على استلام الورشة او الادارة الطالبة ويوقع امين المخزن علية ثم يقوم بتسليم اصل وصورة من اذن صرف مواد الى قسم حسابات المخازن الذى يقوم بتسعير ووضع القيمة على اذن الصرف وتسليم صورة منة بعد التسعير الى حسابات التكاليف

اذن اضافة مرتجعات مواد للمخازن
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
يقوم ورشة الانتاج برد الزائد عن الحاجة من المواد للمخازن ولكن بشرط ان لايكون تم تشغيل عليها وتم تحويرها اى تغيرها داخل الورش الانتاجية ويقوم امين المخزن بتحرير اذن مرتجعات اومردودات موضحا بة اسم الصنف والوحدة والكمية ورصيد الصنف ورقم امر التشغيل واسم العميل والقسم اوالادارة التى ردت هذة الاصناف ويوقع امين المخزن علية ويضع الرصيد بعد الاضافة ثم يرسل اصل وصورة مناذن المرتجعات الى قسم حسابات المخازن الذى يقوم بالتسعير على الاذن وتسليم صورة الى حسابات التكاليف بعد التسعير

اذن تحويل صادر مواد من المخازن
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
يقوم امين المخزن بتحرير اذن تحويل صادر مواد من المخازن من مصنع الى مصنع اومن موقع لموقع اخر بناءا على طلب الجهة المحول اليها بعد استيفاء الاجراءات اللازمة والاعتمادات ويوقع امين المخزن المحول الية هذا الصنف فهو دليل على استلامة ويوقع كذلك امين المخزن المحول منة ويكون هذا الاذن موضحا بة اسم المخزن والمصنع المحول الية واسم المصنع او الموقع المحول منة ويقوم امين المخزن المحول منة بتسليم اصل وصورة الى قسم حسابات المخازن الذى يقوم بالتسعير ووضع القيمة على الاذن

اذن اضافة مواد محولة للمخازن
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
يقوم امين المخزن المحول الية الاصناف من مخزن اخر اومن موقع اخر بتحرير اذن اضافة مواد محولة ويوقع علية موضحا بة رقم اذن التحويل الصادر واسم المخزن والموقع المحول منة ويقوم بتسليم اذن اضافة مواد محولة الى قسم حسابات المخازن الذى يقوم بوضع القيمة على اذن اضافة مواد محولة من واقع اذن التحويل الصادر

ملاحظات
ـــــــــــــ
امين المخزن بفتح كرت صنف لكل صنف على حدة يتابع من خلالة حركة الصنف من وارد وصادر ورصيد

المحاسب بحسابات المخازن يفتح كرت حساب الصنف لكل صنف على حدة ليراقب بة امين المخزن ويتم تسعير المستندات المخزنية السابق ذكرها من خلالة

كرت عين المخزن هوعبارة عن كرت يوضع على رف المخزن بة كمية الصنف داخل المخزن ويلاحظ ان امين المخزن يخزن كمية الصنف الواحد فى مكان واحد حتى يسهل عملية الجرد والحصر


مناقشات
ـــــــــــ
ماهو الاختلاف بين كرت الصنف الخاص بامين المخزن وكرت حساب الصنف الخاص بحسابات المخازن

كيف يستطيع ان يعرف المحاسب بقسم حسابات المخازن ان امين المخزن قد اخطا فى وضع الرصيد فى كرت الصنف الخاص بة دون ان يطلع على كرت امين المخزن

ماذا يفعل امين المخزن اذا اخطا فى كتابة كمية لاذن صرف قبل توقيع المستلم هل يصحح الكمية بمزيل اويشطب ام ماذا

العمل داخل حسابات المخازن

ادوات العمل
ــــــــــــــــــ
كرت حساب الصنف
المستندات المخزنية كما تم عرضها فى الصورة السابقة


كرت حساب الصنف
ــــــــــــــــــــــــــــ
يحتوى على

البيانات الاساسية
اسم المصنع ـ اسم المخزن ـ رقم الحساب بالدليل المحاسبى ـ اسم الصنف ـ مواصفاتة ـ الوحدة

البيانات الاخرى
التاريخ ـ رقم المستند ـ بيان ـ كمية وارد ـ تكلفة الكمية الواردة ـ كمية منصرف ـ تكلفة الكمية المنصرفة ـ الكمية الصادرة المحولة ـ تكلفة الكمية الصادرة المحولة ـ كمية الرصيد ـ تكلفة الرصيد ـ سعر الوحدة


1-يقوم محاسب حسابات المخازن بفتح كرت صنف لكل صنف على حدة ويضع فية البيانات الاساسية السابقة
2-ويقوم بوضع رصيد اول المدة بكل كرت صنف وينقلة من العام السابق فرصيد اخر المدة للعام السابق هو اول المدة العام الحالى
3-ثم يسجل المستندات المخزنية الخاصة بكل صنف حسب التواريخ بمعنى يتم تسجيل المستند التاريخ الاقدم ثم الاحدث بصرف النظر عن نوعية المستند المخزنى سواء اضافة اوصرف .......الخ
4-عملية التسجيل بالتاريخ فى غاية الاهمية وعند تسجيل نوعية الاضافة من واقع اذن اضافة مخازن فهو يسجل تاريخ اذن الاضافة ثم رقم المستند واسم المورد فى خانة البيان والكمية فى خانة الوارد والتكلفة فى خانة الوارد وذلك حسب تسعير قسم حسابات الدفع ثم يتم الترصيد وذلك بجمع الرصيد السابق مع المضاف فى خانة رصيد الكمية ورصيد التكلفة
5-كذلك يتم تسجيل التكلفة على اذن اضافة التحويل الوارد من واقع اذن التحويل الصادر من الموقع الاخر ثم يتم تسجيلة بالكرت وترصيدة على الرصيد السابق
6-ويتم تسعير اذن مرتجعات للمخازن من خلال كرت حساب الصنف ووضع التكلفة على الاذن ثم تسجيلة بالكرت وترصيدة بتجميعة على الرصيد السابق
7-يتم وضع تسعير اذن الصرف من واقع كرت حسلب للبصنف وتسجيلة بالكرت
مع وضع رقم امر التشغيل واسم العميل فى خانة البيان بكرت الصنف ويتم الترصيد بطرحة من الرصيد السابق
8-يتم وضع تسعير اذن التحويل الصادرمن واقع كرت حساب الصنف وتسجيلة بالكرت مع وضع اسم الجهه المحول اليها فى خانة البيان ويتم الترصيد بطرحة من الرصيد السابق

ملاحظة
عندما يسجل المحاسب اى مستند مخزنى ووضع الرصيد فى كرت الصنف لابد يراجع الرصيد الى تم وضعة على الكرت مع رصيد امين المخزن الذى وضعة على الميند المخزنى لكى يطمئن ان الرصيد مطايق بة وهذة تعتبر مطايقة دفترية واذا حدث اختلاف يراجع ويطلع على كرت امين المخزن لمعرفة سبب الاختلاف

الى اللقاء فى الصورة الرابعة

مخرجات حسابات المخازن يقوم حسابات المخازن باستخراج المخرجات فى نهاية كل شهر اولا اليوميات ـــــــــــــــــــ يقوم بعمل يومية فى نهاية كل شهر يومية مشتريات ويومية مرتجعات يومية تحويلات الواردة ويومية المنصرف ويومية التحويلات الصادرة  وتحتوى كل يومية من السابق ذكرها على البيانات الاتية التاريخ رقم المستند بيان الكمية التكلفة يتم التسجيل فى اليومية الخاصة بكل نوعية من مستندات المخازن من واقع المستندات مع مراعاة تجميع المستند المخزنى الذى يحتوى على اكثر من صنف واظهارة فى اليومية باجمالى الاذن وبعد الانتهاء من تسجيل اليومية يتم تجميع اليومية ثانيا استاذ صنف ( ميزان المراجعة) ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ وهو عبارة يحتوى على البيانات الاتية خلال الشهر وهى اسم الصنف رصيد اول المدة مشتريات تحويلات واردة مرتجعات تسويات مدينة المنصرف تحويلات صادرة رصيد اخر المدة ويتم التسجيل فية من واقع كرت الصنف بعد تسطير واقفال الكرت فى نهاية الشهر بالمسطرة ويتم تسجيل رصيد اخر المدة الشهر الماضى على انة رصيد اول المدة الشهر الحالى ويتم تجميع المشتريات خلال الشهر من واقع الكرت وكذلك بالنسبة للتحويلات الواردة ....الخ ثم يتم تجميع استاذ الصنغ بالنسبة لكل الاصناف ولكل حركة مخزنية ولابد ان نضع الاجمالى ولابد ان اجمالى المعادلة تكون كمايلى  رصيد اول المدة +مشتريات+تحويلات واردة+مرتجعات+تسويات مدينة-منصرف مخازن- تحويلات صادرة- تسويات دائنة = رصيد اخر المدة ثالثا المطابقة ــــــــــــــــــ يتم المطابقة اجمالى كل يومية على حدة مع الحركة فى استاذ الصنف  مثال اجمالى يومية المنصرف لابد ان تساوى اجمالى حركة المنصرف فى استاذ الصنف المدون من واقع الكروت وهكذا اذا لم يتساوى فلابد من المراجعة لاكتشاف الاخطاء رايعا اعداد القيود ــــــــــــــــــــــــ بعد الاطمئنان ان اليوميات مطابقة لاستاذ الصنف يتم اعداد القيود بالاجمالى قيد المشتريات من ح/مخزن الى ح/المورد قيد التحويلات من ح/مخزن الوارد الية الى ح/امخزن الصادر منة قيد المرتجعات من ح/ مخزن الى ح/المواد..... قيد المنصرف من ح/مواد... الى ح/مخزن التسويات المدينةوالتسويات الدائنة هى التى يتم معالجتها فور اكتشاف اخطاء تم حدوثها من قبل فى شهور سابقة او وجود زيادات اوعجوزات تمت خلال الشهر بناءا على جرد فعلى

الجرد شركة....... محضر افتتاح لجنه جرد مخزن......... عهدة السيد.......... / بناءا على الامر الادارى رقم .. بتاريخ...... بخصوص الجرد فى تاريخ ....... اجتمعت اللجنة المشكلة بالامر الادارى المذكور اعلاة لجرد مخزن .... وقد باشرت اللجنة اعمالها اعتبارا من اليوم .... وتم التحفظ على بطاقات الصنف الخاصة بامين العهدة طرف رئيس اللجنة وكانت اخر المستندات الخاصة بالمخزن هى اخر اذن اضافة للمخزن رقم ... بتاريخ..... اخر اذن تحويل واردللمخزن رقم ... بتاريخ..... اخر اذن مردودات للمخزن رقم ... بتاريخ..... اخر اذن صرف للمخزن رقم ... بتاريخ..... اخر اذن تحويل صادر للمخزن رقم ... بتاريخ..... اخر اذن محضر استلام وفحص للمخزن رقم ... بتاريخ..... واقر السيد امين العهدة بانة لايوجد اصناف بالمخزن غير مضافة وان بطاقات الصنف مستكملة حتى تاريخة اللجنة امين العهدة رئيس اللجنة الاسماء التوقيعات يتم بعد ذلك الجرد جغرافيا ( بالترتيب حسب اماكن التخزين ) ويتم تسجيل الجرد يوميا بكشوف مستقلة كما يلى كشف جرد يوم....... مخزن ...... عهدة .......... مسلسل اسم الصنف ومواصفاتة الوحدة كمية الجرد الفعلى راكد تالف ملاحظة توقيع امين العهدة توقيع اللجنة توقيع رئيس اللجنة  وفى نهاية الجرد يتم تسجيل واثبات الجرد الفعلى ببطاقة الصنف الخاصة بامين العهدة بواسطة رئيس اللجنة وتوقيعة على البطاقة شركة.... محضر ختامى لاعمال لجنة جرد مخزن .... عهدة السيد/..... انة فى يوم.... الموافق..... قد انهت اللجنة اعمالها وقد تم تسليم بطاقات الاصناف لامين العهدة ومرفق مع هذا المحضر كشوف الجرد وعددها.... وتقرير اللجنة وتم تسليم امين العهدة صورة من كشوف الجرد توقيع امين العهدة توقيع لجنة الجرد توقيع رئيس لجنة الجرد

مطابقة الجرد والتقييم بعد الانتهاء من الجرد يتم تسليم كشوف الجرد للمطابقة الدفترية بين الجرد الفعلى والرصيد الدفترى الموجود بقسم حسابات المخازن كيفية عمل المطابقة ـــــــــــــــــــــــــــــ قبل المطابقة لابد من التاكد ان الرصيد الدفترى فى نفس التاريخ الذى تم فية الجرد الفعلى حتى تكون المطابقة سليمة وتتم المطابقة على عدة محاور اسم الصنف ومواصفاتة وبلد الصنع والوحدة والكمية ودرجة الصلاحية مكسور تالف ......الخ واى اختلاف فى السابق ذكرة يتم تحديدة ولابد من التعامل بحرص فى عملية المطابقة لانها هامة فيمكن ان يكون نفس الصنف ومواصفاتة ولكن تختلف بلد الصنع ومن هنا يحدث اختلاف فى القيمة او الاختلاف فى الوحدةمثال الرصيد الدفترى الوحد بالطقم والطقم 4 قطع والجرد الفعلى بالعدد وهنا يحدث اختلاف يؤدى الى اختلاف فى القيمة والتالف لابد من تحديدة لانة يؤدى الى اختلاف فى القيمة حيث وجودة يكون بدون قيمة فى حين بالرصيد الدفترى لة قيمة وبعد الانتهاء من عملية المطابقة يتم عمل تقرير بالاختلافات باسماء الاصناف والحدة كمية الرصيد الدفترى وكمية الجرد الفعلى والعجز والزيادة وملاحظات عن التوالف والمكسور تقييم المخزون ــــــــــــــــــــ يتم عمل تقييم للمخزن كمايلى : شركة ...... تقييم جرد مخزن ...... فى تاريخ......... اسم الصنف الوحدة قيمه الوحدة كمية الجرد الفعلى قيمه الجرد الفعلى كمية الرصيد الدفترى قيمه الرصيد الدفترى كميه زائدة قيمه زائدة عجز كمية عجز قيمة يقوم حسابات المخازن بنقل الرصيد من كرت الصنف الخاص بحسابات المخازن وتسجيلة فى الرصيد الدفترى لكشف التقييم كمية وقيمه وقيمه الوحدة ويتم نقل كمية الجرد الفعلى من كشف جرد اللجنة فى كشف التقييم ثم يتم ضرب كميه الجرد الفعلى فى قيمه الوحدة وتسجيل الناتج فى كشف التقييم تحت خانه قيمه الجرد الفعلى ويتم احتساب الفرق بين الرصيد الدفترى والجرد الفعلى لتحديد الزيادات والعجوزات لكل صنف على حدة وتسجيلة بالتقييم المعالجة المحاسبية  ــــــــــــــــــــــــــــــ تتم المعالجة المحاسبية للعجوزات والزيادات التى تم تحديدها لحين فحصها ودراستها وتحديد تحميلها تتم كما يلى بالنسبة للعجوزات من حـ/ حسابات مدينة اخرى( عجز مخزن .......) الى حـ/ مخزن ........... بالنسبة للزيادات من حـ/ مخزن ......... الى حـ/ حسابات دائنة اخرى ( زيادة مخزن ......) ملاحظة هذة المعالجة مؤقتة لحين الفحص وهذا ماسنتعرف علية فى الصورة القادمة

فحص العجز والزيادة والمعالجة المحاسبية يتم تشكيل لجنة لفحص العجز والزيادة ويكون من بين اعضائها عضو من التكاليف وعضو من المراجعة وعضو من الحسابات المالية وعضو فنى وعضو قانونى وعضو من المخازن وعضو من تخطيط الانتاج تكون مهمة اللجنة فحص العجز والزيادة وتحليل اسبابة ومن المتسبب فية وعمل تقرير شامل واقتراح بشان كيفية معالجة هذة الانحرافات وتوصيات لتلافى اسباب هذة الانحرافات مستقبلا ورفعة للجهات العليا بالنشاة لاتخاذ القرارات اللازمة عمل لجنة فحص العجز والزيادة ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ تقوم اللجنة بالاطلاع على كرت حساب الصنف الخاص بقسم حسابات المخازن وكرت الصنف الخاص بامين المخزن بلاصناف التى بها عجز اوزيادة او ملاحظات حتى تطمئن اللجنة ان الرصيد الدفترى مطابق تماما لانة من المحتمل ان يكون هناك اختلاف يؤدى الى اخطاء دفترية وبالتالى تكون هذة الفروق غير صحيحة يتم فحص التوالف والمكسور منها ويقوم العضو الفنى باعداد تقرير فنى عن حالة الاصناف التالفة وهل تتعلق بطبيعة الصنف وطول فترة التخزين ..... فهذا التقرير يحدد هذة التوالف تحمل على امين المخزن ام الشركة يتم فحص العجوزات والزيادات من خلال فحص الصنف داخل المخزن على طبيعتة وفحص مستندات الصرف والاضافة والمقايسات وذلك لمعرفة اسباب الفروقات يقوم العضو القانونى بسماع اقوال امين المخزن عن الاصناف التى بها فروق ويتم اخذها فى الاعتبار عند الفحص تقوم اللجنة باعداد تقريرها النهائى بشان كيفية معالجة العجوزات والزيادات وتوصياتها والتى تكون غالبا تتضمن رفع الاصناف التالة من المخزن ووضعها بمخزن المخلفات ومسئولية امين المخزن عن الفروق ورفع التقرير للجهات العليا لاتخاذ القرار وغالبا ميكون باعتماد المعالجات وماراتة اللجنة من تحميل امين المخزن وما يحمل على جانب الشركة وقد يوقع عقاب على امين المخزن بجزاء من جانب الشئون القانونية او النقل اوتحويلة للنيابة وبعداعتماد تقرير لجنة الفحص من الجهات العليا بالشركة تتم المعالجات المحاسبية المعالجة المحاسبيه ــــــــــــــــــــــــــــــــ من قبل تم تحميل العجوزات والزيادات التى تم تحديدها ولم يتم فحصها على حساب الحسابات المدينة الاخرى وعلى حساب الحسابات الدائنة الاخرى وبعد فحصها وتحديد اسبابها والمتسبب عنها تتم المعالجة كما يلى عجوزات وتوالف على امين المخزن من حـ/ حسابات مدينة اخرى ( باسم امين المخزن ) الى حـ/ حسابات مدينة اخرى (عجز مخزن ......) توالف تتحملها الشركة من حـ/ توالف الى حـ/ حسابات مدينة اخرى (عجز مخزن ......) زيادات للشركة من حـ/ حسابات دائنة اخرى ( زيادة مخزن ......9 الى حـ/ ايرادات او خامات للتشغيل اصناف موجود وسقطت من الجرد من حـ/ مخزن ........ الى حـ/ حسابات مدينة اخرى ( عجز مخزن ......)