يعتبر مفهوم المخصصات والاحتياطيات وأهمية التفريق بينهما من الموضوعات الهامة ، لتأثيرهما على نتيجة أعمال المنشأة وعلى الوعاء الضريبي لها وعلى تصوير المركز المالي .
يعرف المخصص بأنه عبء على الإيراد الخاص بالفترة يتم تكوينه لمقابلة النقص الفعلي في قيم بعض الأصول أو لمقابلة الخسارة المؤكدة أو المحتملة أو لمقابلة الإلتزامات المؤكدة أو المحتملة الحدوث ولكن لا يمكن تحديد قيمتها بدقة ، والمخصص بهذا التعريف يعتبر إلزامي وواجب التكوين قبل الوصول إلى صافي الربح أو الخسارة .
كما يعرف الاحتياطي بأنه مبلغ يحتجز من أرباح المنشأة القابلة للتوزيع لتحقيق أهداف معينة مثل تدعيم المركز المالي للمنشأة أو لتنفيذ سياسة إدارية أو تنفيذاً للسياسة العامة للدولة وعلى ذلك يعتبر الاحتياطي توزيعاً للربح وبالتالي يتوقف تكوينه على شرط تحقيق المنشأة لأرباح .
وبالتالي يمكن التمييز بين المخصصات والاحتياطيات على أساس المصدر الذي تكون منه الأموال ، فالأموال التي تخصم من الإيرادات قبل الوصول إلى الربح تعتبر مخصصات بينما أن الأموال التي تحجز من الربح تعتبر إحتياطيات ، وإن المخصصات تعتبر في هذه الحالة نفقات ويجب أن تحمل على إيرادات الفترة بينما الإحتياطيات تعتبر إستخدام للربح وليس عب ء عليه ، لكن الأساس الذي يعتبر ملائماً للتمييز بين المخصص والاحتياطي هو الحالة التي يتم فيها القياس فإذا كان القياس يتم في ظروف التأكد فإنه في هذه الحالة لا يكون هناك دافع لحجز أي أموال نتيجة أنه لن يكون هناك مشكلة عدم تأكد ، لكن إذا كان القياس يتم تحت ظروف المخاطره فإن المبالغ التي تكون في هذه الحالة تعتبر مخصصات بينما إذا كان القياس يتم تحت ظروف عدم التأكد فإن الأموال التي تكون لمواجهة حالات عدم التأكد تعتبر إحتياطيات ، واذا كان هذا الأساس في التمييز بين المخصصات والإحتياطيات يؤدي إلى أن المخصصات يجب أن تخصم من الإيرادات قبل الوصول الى صافي الربح وان الاحتياطيات يجب أن تجنب من الأرباح بعد الوصول إلى صافي الربح إلا أنه يختلف عن الأساس السابق في أنه يحدد المعيارالذي يمكن للمحاسب أن يميز على أساسه بين الاحتياطي والمخصص أما الأساس الأول فإنه لا يمكن المحاسب من التمييز بين المخصصات والاحتياطيات .
ويعتبر التمييز بين المخصص والاحتياطي من الأمور الهامة وذلك بسبب أن الخلط بينهما يؤثر على صافي الربح ويؤثر بالتالي على التوزيعات وعلى رقم الضرائب المدفوع وعلى سبيل المثال اذا ما اتفق على أن المخصصات تخصم من الإيرادات قبل الوصول الى رقم الربح ، وان الاحتياطيات تخصم من حساب توزيع الأرباح ، واذا كان هناك تمييز بينهما فأن ذلك يؤدي إلى تحميل بعض الاحتياطيات على الإيرادات ويترتب على ذلك أن رقم الربح الذي تظهره القوائم المالية لا يمثل الحقيقة وقد يكون لذلك آثار مدمرة على الشركة والعسك قد يحدث بأن تخصم بعض المخصصات من حساب توزيع الأرباح ولا تحمل على إيرادات الفترة وهذا ينتج عنه رقم للربح لا يمثل الحقيقة أيضاً وزيادة رقم الربح عن الحقيقية يؤدي الى تحمل الشركة لأعباء ضريبية اكثر وزيادة في التوزيعات على المساهمين .
وعلى هذا الأساس فإن عدم التمييز بين المخصص والاحتياطي يؤدي إلى إعداد قوائم مالية لا تعبر عن نتائج الأعمال ولا عن المركز المالي للشركة ويؤدي من ناحية أخرى الى وجود احتياطيات سرية اذا ما حجزت من مخصصات من حساب الأرباح والخسائر بينما هي في طبيعتها إحتياطيات ويجب أن تحجز من حساب توزيع الأرباح .
ومما سبق أورد أهم الفروق بين المخصص والاحتياطي وذلك على النحو التالي :
1- يعتبر المخصص تكلفة أو عبء تحميلي على الإيراد قبل الوصول إلى نتائج أعمال المنشأة ، أما الاحتياطي فيعتبر توزيعاً للربح وعلى ذلك يجب تكوين المخصص طالما توافرت شروط تكوينه بغض النظر عن نتيجة أعمال المنشأة أي ما اذا كانت ربحاً أو خسارة ، أما الاحتياطي فيتوقف تكوينه على شرط تحقيق المنشأة للأرباح .
2- يكون المخصص لمقابلة النقص في قيمة الأصول أو لمقابلة الخسائر أو الالتزامات المؤكدة ولكن لا يمكن تحديد قيمتها على وجه الدقة أما الاحتياطي فيكون إما تدعيماً للمركز المالي للمنشأة أو تنفيذاً لسياسة إدارية معينة أو تنفيذاً للساسة العامة للدولة .
3- تعتبر إيرادات المنشأة هي المصدر الرئيسي لتكوين المخصص أما الإحتياطي فمصدره أرباح المنشأة سواء كانت الأرباح العادية أم الأرباح الرأسمالية التي تنتج من بيع بعض الأصول أو إعادة تقدير قيمتها .
4- تظهر المخصصات في حساب الأرباح والخسائر لأنها أعباء على الإيرادات أما مكان ظهور الاحتياطيات فهو حساب التوزيع نظراً لأنه يعتبر توزيعاً واستعمالاً للربح وفي قائمة المركز المالي تظهر المخصصات إما في جانب الخصوم أو مطروحه من الأصول المتعلقة بها في جانب الأصول أما الاحتياطيات فتظهر في جانب الخصوم باستمرار .
5- إن عدم تكوين المخصص أو عدم كفايته أو المغالاة فيه تؤثر على حقيقة نتائج الأعمال وذلك بعكس الاحتياطي الذي لا يؤثر على نتائج الأعمال لأنه يمثل توزيعاً للربح .
6- يؤدي التحديد الدقيق لقيمة المخصصات إلى إظهار المركز المالي السليم للمنشأة أما تكوين الاحتياطيات أو عدم تكوينها لا يؤثر على المركز المالي السليم للمنشأة وإنما يؤدي تكوينها إلى تدعيم المركز المالي للمنشأة .
7- نظراً لأن المخصص يكون لمقابلة النقص في قيم الأصول أو لمقابلة الالتزامات والخسائر فهو لا يقابله أية حقوق أو موجودات بعسك الاحتياطي الذي يمثل أرباجاً أعيد استثمارها في أصول أو استثمارات المنشأة وبالتالي يقابله موجودات أو أصول حقيقية .
وفيما يلي سرد موجز لأهم المخصصات والاحتياطيات ودراسة لطبيعتها واستخداماتها.
المخصصات Provisions
1- المخصصات المتعلقة بالأصول :
يمثل هذا النوع المخصصات التي تكون لمواجهة الانخفاضات المتوقعة في قيم الأصول وينقسم إلى :
أ- مخصصات لمقابلة النقص الفعلي في الأصول مثل مخصص ( مجمع ) إهلاك الأصول الثابتة :
هذا المخصص هو ما يمثل مجمع الإهلاك الذي ينتج عن مجموع الاهلاكات للاصل خلال فترة معينة وقد تم التطرق الى هذا الموضوع
ب - مخصصات لمقابلة النقص المؤكد الحدوث في قيم الأصول مثل مخصص الديون المعدومة :
يتم تكوين هذا المخصص من أجل مقابلة الديون المشكوك في تحصيلها
ج - مخصصات لمقابلة النقص المحتمل مستقبلاً في قيم الأصول مثل مخصص الديون المكشكوك في تحصيلها و مخصص هبوط أسعار
البضاعة ومخصص هبوط أسعار الأوراق المالية حيث يكون مخصص هبوط اسعار الأوراق المالية لمواجهة الانخفاض في القيمة السوقية للأوراق المالية عن القيمة الدفترية في تاريخ الميزانية ، أما مخصص هبوط اسعار البضاعة فإنه من الضروري أن يتم تكوينه لمقابلة أي خسائر يتوقع أن تنتج عن انخفاض سعر السوق للمخزون عن تكلفته الأصلية وعند تحديد قيمة مخصص هبوط اسعار بضاعة أخر المدة فإنه يمكن إتباع أحد الطرق التالية :
* مقارنة سعر السوق مع التكلفة الأصلية لكل مفردة من مفردات المخزون السلعي على حده
* مقارنة سعر السوق مع التكلفة الأصلية لكل مجموعة متشابهه من الأصناف
* مقارنة مجاميع أسعار جميع مفردات المخزون السلعي في نهاية المدة مع التكلفة الأصلية لجميع مفردات المخون السلعي
2- المخصصات المتعلقة بالالتزامات :
يمثل هذا النوع المخصصات التي تكون لمواجهة الالتزامات المؤكدة والمحتملة وينقسم الى :
أ - مخصصات لمقابلة الالتزامات المؤكدة مثل مخصص الضرائب :
يكون هذا المخصص لمواجهة الالتزامات المطلوبة لمصلحة الضرائب مقابل الضريبة التي يكون عبؤها على الشركة ذاتها ويخصم هذ
المخصص من الإيرادات قبل الوصول إلى صافي الربح .
ب- مخصصات لمقابلة الالتزامات المحتملة مثل مخصص مكافأت ترك الخدمة :
تلتزم الشركات بدفع تعويضات أو مكافأت للعاملين لديها عند تركهم للخدمة وذلك بناء على قوانين العمل في الدولة أو لوائح الشركة الداخلية وبدلاً أن تدفع الشركة مبالغ كبيرة في فترة معينة فإنها تعمل على تكوين مخصص لمواجهة هذه المكافأت وتحسب بناء اللوائح والقوانيين .
الاحتياطيات Reserves
1- من حيث مدى الإلزام بتكوينها :
أ- إحتياطيات إلزامية : مثل احتياطي قانوني ، احتياطي شراء سندات حكومية ، احتياطي نظامي
ب- احتياطيات اختيارية : مثل الإحتياطي العام ، إحتياطي الطوارئ
2- من حيث الهدف بتكوينها :
أ- تدعيم المركز المالي للمنشأة مثل : الاحتياطي القانوني والاحتياطي العام
ب- تنفيذ سياسات إدارية مثل : احتياطي ارتفاع أسعار الأصول الثابتة وإحتياطي التوسعات
ج -تنفيذ خطة التنمية الاقتصادية للدولة مثل : احتياطي شراء السندات الحكومية
3- من حيث مصدرها :
أ- احتياطيات إيرادية مثل : الاحتياطي القانوني والاحتياطي العام وشراء سندات حكومية
ب- احتياطيات رأسمالية مثل : تكون هذه الاحتياطيات لمواجهة خسائر غير عادية أو إهلاك الشهر
4- من حيث مكان استثمارها :
أ- داخل الشركة مثل : الاحتياطي القانوني والاحتياطي النظامي
ب- خارج الشركة مثل : احتياطي شراء سندات حكومية
5- من حيث مدى الإفصاح عنها :
أ- احتياطيات معلنة وتشمل جميع أنواع الاحتياطيات السابق ذكرها
ب - إحتياطيات سرية
وفيما يلي شرح موجز لأهم هذه الإحتياطيات :
1- الإحتياطي القانوني :
يمثل الاحتياطي القانوني تلك الأموال التي تحجز من الأرباح طبقاً لنص القانون المتعلقة بتنظيم أعمال الشركات في الدولة أو طبقاً لما ينص عليه القانون النظامي للشركة ذاتها ، وقد ينص القانون النظامي لبعض الشركات على حجم احتياطيات معينة بنسبة أعلى من النسبة التي تحددها القوانين ، وفي هذه الحالة يجب أن ترحل الزيادة إلى حسابات خاصة تحت تسويات مختلفة مثل الاحتياطي النظامي أو الاحتياطي الإتفاقي ولكن يلاحظ في هذه الحالة أن الزيادة تعتبر من طبيعة الاحتياطي القانوني وكل الفرق أن هذه الزيادة حجزت على اساس نصوص القانون النظامي للشركة وطبقاً لذلك فإنه يفضل أن ترحل كل الاحتياطيات التي تحجزها الشركة بناء على نص القانون الى حساب الإحتياطي القانوني سواء تلك التي تكون بناء على نصوص قوانين الشركات في الدولة أو بناء على النص القانوني النظامي للشركة ذاتها .
وتكون الاحتياطيات بهدف مواجهة الخسائر غير العادية التي قد تتعرض لها الشركة نتيجة ظروف غير متوقعه ولذلك فإنه من الضروري ألا تستخدم الإحتياطيات القانونية في غير الغرض وعلى سبيل المثال تغطية بعض الخسائر أو المصروفات العادية او تستخدم في إجراء توزيعات على المساهمين ،
لكن يمكن استخدام الاحتياطيات القانونية فقط في تعويض النقص الذي قد يحدث لبعض أصول الشركة نتيجة تعرضها لأخطار لم تكن متوقعة .
وقد تنص القوانين على تكوين احتياطيات أخرى غير الاحتياطي القانوني وذلك مثل النص على تكوين احتياطي لشراء السندات الحكومية وان كان احتياطي شراء السندات الحكومية له نفس طبيعة الاحتياطي القانوني بسبب أنه يكون بناء على نص قانوني ، إلا أنه يختلف من حيث الغرض من تكوينه فالاحتياطيات القانونية تكون بهدف مواجهة الخسائر غير العادية التي قد تتعرض لها الشركة نتيجة ظروف غير متوقعه ، إلا أن الغرض من تكوين احتياطي شراء السندات الحكومية هو أن تساهم الشركات في تغطية القروض التي تصدرها الحكومة وعلى هذا الأساس فإن إمكانية الشركة في استخدام الاحتياطي القانوني تختلف عنها بالنسبة لاحتياطي شراء السندات ، ومن ناحية أخرى فإن الشركة يمكنها أن تستثمر مقابل الاحتياطيات القانونية في أعمال الشركة العادية ، لكن لا يمكنها أن تستخدم احتياطي شراء السندات الحكومية إلا بناء على ما يحدده القانون الذي ينص على تكوينه .
2- الاحتياطي العام :
يكون الاحتياطي العام بهدف تدعيم المركز المالي للشركة وجعلها اكثر قدرة على مواجهة أي ظروف غير عادية ، ويكون الاحتياطي العام بناء على موافقة الجمعية العمومية وتمثل الأموال المتجمعة من الاحتياطي العام مصدر تمويل داخلي للشركة وبالتالي تدعم المركز المالي لها ، ويمكن للشركة أن تستخدم الاحتياطي العام لمواجهة الخسائر أو إجراء التوسيعات ومن ناحية أخرى فإنه يمكن استخدام الاحتياطي العام في إجراء توزيعات على المساهمين للحفاظ على معدلات التوزيع المعتادة ، ويختلف الاحتياطي العام في ذلك عن الاحتياطي القانوني الذي يعتبر غير قابل للتوزيع على المساهمين وان كان يشترك معه في أن الغرض الأساسي من التكوين هو تدعيم المركز المالي للشركة .
3- الاحتياطي الرأسمالي :
يتكون الإحتياطي الرأسمالي من الايرادات التي تنشأ بسبب عمليات لا تتعلق بالنشاط العادي للشركة ، أو نتيجة عمليات تتصل بالأصول الثابتة أو الإلتزامات وعلى سبيل المثال فإن الكسب قد ينشأ عن عمليات تتعلق ببيع بعض الأصول الثابتة نتيجة الإستناء عنها أو اتخاذ قرار باستبدالها أو إعادة تقييم الأصول الثابتة ، أو التعويضات التي تحصلها الشركة مقابل الشهرة أو مقابل العلامة التجارية وكل هذه الإيرادات لها طبيعة الكسب الرأسمالي ولا تدخل ضمن الأرباح العادية التي تحققها الشركة نتيجة ممارستها لنشاطها العادي ، ونفس الشيء فقد يكون هناك إيرادات تنتج عن سداد بعض الالتزامات الثابته بأقل من قيمتها الاسمية وذلك كما هو الحال عند شراء الشركة لسنداتها بأقل من القيمة الاسمية وبناء على ذلك فإن الاحتياطي الرأسمالي يتكون من الإيرادات التي تتعلق بعمليات رأسمالية ولا تدخل ضمن الأرباح العادية للشركة .
وإذا كانت الأموال التي يتكون منها الاحتياطي الرأسمالي تعتبر من طبيعة الإيرادات غير القابلة للتوزيع فإنه من الضروري ألا يستخدم الاحتياطي الرأسمالي في إجراء أي توزيعات على المساهمين ولكن يخصص لمواجهة الخسائر الرأسمالية التي قد تحدث في المستقبل ويظل يستخدم في أعمال الشركة طالما كانت مستمرة في نشاطها .
وهناك اتجاهين أساسيين في المحاسبة لمعالجة الإيرادات الرأسمالية التي يتكون منها الاحتياطي الرأسمالي ، ويرى أصحاب الاتجاه الأول أن الإيرادات الرأسمالية لا تكون عنصراً من عناصر الربح فهي عبارة عن إيرادات نشأت نتيجة عمليات غير عادية وان الأرباح يجب أن تمثل فقط نتيجة النشاط العادي للشركة وتمشياً مع سياسة الحيطة والحذر في المحاسبة فإن مثل هذه الإيرادات يجب أن تجنب في حساب الاحتياطي الرأسمالي ويخصص هذا الاحتياطي لمواجهة أي خسائر رأسمالية قد تتعرض لها الشركة في المستقبل ، وأن لا يجب توزيع هذا الاحتياطي على المساهمين طالما طانت الشركة مستمرة في أعمالها ، بينما يرى أنصار الإتجاه الثاني أنه يمكن اعتبار الإيرادات الرأسمالية في حكم الإيرادات العادية وتدخل ضمن عناصر تحديد الأرباح وفي هذه الحالة لا يكون هناك ضرورة لتكوين احتياطي رأسمالي .
4- احتياطي التوسيعات :
تلجأ الشركات الى تكوين احتياطي لمقابلة النفقات اللازمة لشراء بعض الأصول الثابتة أو المتداولة للتوسع في أعمال الشركة وتلجأ إلى الاقتراض أو زيادة رأس المال لتنفيذ أهدافها التوسعية ويلاحظ أن احتياطي التوسيعات يرحل إلى الاحتياطي العام إذا تبقى منه رصيد بعد استخدامه في شراء الأصول اللازمة للتوسيعات التي تراها الشركة ضرورية ، وترحيل الرصيد في هذه الحالة إلى الاحتياطي العام يكون بسبب أن احتياطي التوسيعات قد استنفذ الغرض منه .
5- احتياطي رد السندات :
يتكون احتياطي رد السندات بهدف توفير الأموال اللازمة لرد قيمة السندات في مواعيد استحقاقها وتكوين هذا الاحتياطي يضمن من ناحيته لحملة السندات حصولهم على قيمة سنداتهم عند حلول مواعيد استحقاقها ويضمن من ناحية أخرى إلا يتأثر رأس المال العامل بالشركة نتيجة سدادها لقيمة السندات ، وإذا استخدم الاحتياطي في سداد جميع السندات وتبقى منه بعذ ذلك رصيد فإن الاحتياطي في هذه الحالة قد استنفذ الغرض منه ويرحل الرصيد المتبقي إلى الاحتياطي العام .
6- الاحتياطي السري :
تنشأ الاحتياطيات السرية نتيجة استخدام الإدارة لوسائل تؤدي إلى إظهار حقوق المساهمين في الميزانية بأقل من القيمة الحقيقية ومن الوسائل التي تؤدي إلى وجود إحتياطيات سرية :
* المغالاة في تحديد قيمة المخصصات
* إهلاك المصروفات الرأسمالية مرة واحدة من الأرباح أو على عدد من السنوات أقل من تلك السنوات التي تنتفع بالمصروفات
* اثبات الأصول الثابتة بأقل من قيمتها الفعلية
* اثبات الالتزامات بأكثر م قيمتها الفعلية
ويؤيد فريق من المحاسبين وجود الاحتياطيات السرية وذلك على أساس أنها تؤدي الى زيادة قدرة الشركة على مواجهة المشاكل التي تقابلها في حالات الكساد ويمكنها من الاستمرار في نشاطها وسداد التزاماتها بينما يعارض فريق أخر من المحاسبين تكوين الاحتياطيات السرية على أساس أنها تمكن الإدارة من إخفاء خسائرها التي يمكن أن تتحقق لاحقاً وتؤدي أيضاَ إلى أن القوائم المالية لا تعبر عن حقيقة نتائج الأعمال ولا عن المركز المالي .
